Списание дебиторской и кредиторской задолженности
Долги давно стали обыденным явлением при расчетах между предприятиями. Пассивные и активные обязательства настолько естественны, что часто им не уделяется должное внимание. На самом деле списание дебиторской и кредиторской задолженности желательно проводить регулярно, чтобы объем денег возвращался и обновлялся. Авансированные средства являются источником создания финансовых потоков, долги – обязательные выплаты, которые требуют постоянного контроля. В противном случае заемные средства станут снижать рентабельность предприятия.
От объемов долгов зависит структура баланса, результаты расчетов прибыли для налогообложения. Контролем занимается финансовый директор или бухгалтерия. Желательно регулярно проверять достоверность данных учета, чтобы выявить неточности, возникшие из-за ошибок или технических сбоев, несвоевременного предоставления первичных документов. В идеале дебиторские и кредиторские долги примерно одинаковые по объему, безнадежные суммы вовремя списываются.
Списание дебиторской задолженности
Большое количество долгов дебиторов выводит из оборота денежные средства, это оказывает влияние на результаты деятельности. Отрицательный фактор усиливается, если суммы большие или долги просрочены. Законодательство позволяет списывать просроченные суммы обязательств, если они безнадежные согласно пункту 2 ст. 266 Налогового кодекса (НК), при условии:
• истекшего срока давности (согласно ст. 196 ГК);
• прекращения обязательств из-за невозможности их исполнения (согласно ст. 416 ГК);
• прекращения обязательств согласно актам гос. органов (по ст. 417 ГК);
• прекращения обязательств из-за ликвидации или исключения из ЕГРЮЛ после 01.09.2014 должника, являющегося юридическим лицом (ст. 419 ГК).
Важно! Должник в статусе ИП отвечает за обязательства всем имуществом, поэтому его исключение из реестра не служит причиной вывода долгов в расходы. Признать задолженность безнадежной можно только после банкротства или смерти, вынесения судом решения о невозможности выплаты, так как не удалось определить местоположение должника.
Нельзя списать долг, если:
• предприятие должника прекратило существование в результате слияния (по обязательствам рассчитывается новая компания);
• имеется поручитель;
• долг возник по договору уступки права требования (можно продать);
• при наличии решения суда об отказе во взыскании (необходимо дождаться вынесения приставом постановления о невозможности взыскания).
Срок исковой давности согласно ст. 196 ГК РФ определен в 3 года (в общем случае). Для подрядчиков и перевозчиков период короче – 1 год.
Срок давности исчисляется:
• со дня, следующего за сроком оплаты (если он в договоре указан);
• со дня, в который отправлено последнее требование о возврате (если в договоре срок оплаты не указан);
• со дня, следующего за днем, который определен как последний для оплаты.
Если в течение 3-х лет проводятся мероприятия по возврату (сверка, подача иска в суд), отсчет прерывается.
Важно! Откладывать перенесение в расходы бесконечно нельзя. Общий срок давности (с перерывами) не должен превышать 10 лет.
Согласно ст. 203 ГК РФ перерыв допускается, если:
• долг частично выплачен;
• выплачены проценты, начисленные за просрочку;
• должник попросил об отсрочке;
• подписан акт сверки (долг признан письменно);
• составлено заявление о вычете взаимных обязательств;
• подписано соглашение о реструктуризации.
Хотя налоговые органы требуют подтверждения мер, принятых для возврата долгов, судебная практика свидетельствует, что их можно списать по истечении срока давности. Обязательно должны быть документы, удостоверяющие дату возникновения обязательств (неоплаченный счет, договор).
Долг можно списать, если неоплата вызвана форс-мажорными обстоятельствами, не зависящими от должника (стихийным бедствием, чрезвычайной ситуацией, смертью). Еще одно основание – издание федерального или местного акта, вводящего мораторий на определенную часть обязательств.
Важно! Если должник лишился лицензии, долг можно списать, если это произошло не по его вине.
Если должник не выполняет свои обязательства по решению суда, исполнительный лист передается приставу. При прекращении делопроизводства по причине отсутствия у должника доходов или имущества, невозможности определить его местоположение, долг списать нельзя. Нужно подать иск в суд, чтобы получить решение, позволяющее признать его безнадежным.
Важно! Если долг прощен, то сумма не списывается. По закону это безвозмездная реализация.
Должник может быть признан ликвидированным после банкротства, по решению суда или учредителей. Кредитор может заявить свои права (ст. 64 ГК). Списать такую задолженность можно после того, как должник исключен из ЕГРЮЛ (необходимо получить выписку или отчет управляющего).
Важно! Если два предприятия должны друг другу, можно сделать зачет. Списать можно остаток, если средств недостаточно.
Сложные ситуации при списании дебиторской задолженности
Существуют всего 2 проблемы:
• налоговая инспекция считает, что кредитор обязан что-то сделать, чтобы вернуть свои деньги;
• споры по поводу сроков.
Позиция Налоговой инспекции по поводу необходимости проведения мероприятий по возврату долгов законодательством не подтверждена. Наоборот, Министерство финансов считает, что возможность списать дебиторские задолженности от действий кредитора не зависит (письмо № 03-03-06/1/124).
Эта позиция подтверждается и судебной практикой. Судьи решают подобные споры в пользу предприятий, так как зависимость между мерами по возврату и выводом в расходы законодательством не определена. Это значит, что все суммы с истекшим сроком давности можно списывать сразу, уменьшая размер налога на прибыль.
Вторую проблему вызывают споры по поводу сроков. Налоговая инспекция, ссылаясь на ст. 272 НК, настаивает, что списывать долги нужно в том периоде, когда они возникли. Если этого не сделать, потом необходимо подавать уточненную декларацию за период, когда обязательство возникло.
Ясность внесло Определение ВС № 305-КГ17-14988, позволяющее не подавать уточняющую декларацию, а учитывать выявленные суммы в том периоде, в котором они обнаружены (ст. 78 НК). Однако необходимо учесть, что подобное возможно до истечения трехлетнего срока возврата переплаты по налогу на прибыль.
Перенесение суммы долгов в расходы, по сути, является коррекцией доходов, которые были ранее отражены в отчетности. Эти издержки вполне соответствуют критериям, определенным п. 1 ст. 252 НК, поэтому не являются незаконным способом уменьшения налогооблагаемой базы. Это значит, что ошибку совершили сотрудники налоговой, когда в предыдущие периоды проверяли правильности начисления налога.
Долги дебиторов списываются вместе с НДС, который начисляется в день отгрузки, частичной или полной оплаты, передачи прав на имущество (в зависимости от того, какой порядок установлен во внутренних нормативных актах). Если НДС начисляется после полной оплаты, то начисленная сумма перечисляется в бюджет после истечения срока давности или после инвентаризации.
Долги дебиторов можно списать за счет резерва или на финансовые результаты отчетного периода.
Резерв создается согласно требованиям п. 4 ст. 266 НК:
• проводится инвентаризация в последний день отчетного периода;
• по результатам оформляется акт;
• проводится анализ обязательств, выделяются сомнительные (не погашенные в срок без поручительства и залога);
• на общую сумму создается резерв.
Важно! Если с дебитором есть встречный долг, к резерву причисляется сумма, непокрытая разницей (п. 1 ст. 266 НК РФ).
Если средства через какое-то время возвращаются, они учитываются как внереализационный доход.
Списание кредиторской задолженности
Кредиторская задолженность – это общий объем долгов, которые образуются, если:
• не оплачиваются поставленные товары;
• пропускаются платежи по кредитам;
• не выплачиваются зарплаты;
• не выплачиваются дивиденды;
• не перечисляются налоги, сборы, штрафы, пени;
• вносится предоплата, а товары не поставляются (услуги не предоставляются, работы не делаются).
Списать долги в внереализационные доходы можно, если:
• истек срок давности (3 года после последнего признания обязательства — ст. 196 ГК);
• предприятие кредитор ликвидировано (ст. 419 ГК);
• кредитор простил долг (ст. 415 ГК);
• произошли независящие от кредитора и должника события (ст. 416 ГК);
• невозможно вернуть долг после издания акта государственного органа (ст. 417 ГК);
• кредитор физическое лицо умер (ст. 418 ГК).
Важно! Для задолженностей по зарплате срок давности 3 месяца.
Списание безнадежной кредиторской задолженности проводится по результатам инвентаризации в конце отчетного периода. Иногда руководство предприятия может назначать внеочередную проверку с целью установить объем обязательств. По результатам составляется акт (форма № ИНВ-17) с указанием наименований кредиторов, номеров счетов, данных о сверках, взаиморасчетах, просроченных суммах. Для учета в доходах требуется так же справка, в которой указан размер долга и причина его возникновения. В отчетности операция отражается по письменному приказу руководителя.
Бывает, что списание кредиторской задолженности не выгодно из-за увеличения налога на прибыль. Подобное случается, если размер обязательств превышает доходы за отчетный период. Хорошим вариантом считается продление срока давности путем признания обязательств или перечисления кредиторам небольших сумм.
Важно! Нельзя включить в доходы долги по налогам, страховым взносам, штрафам, пеням. Исключение – ранее принятый к вычету НДС.
Если кредиторские долги не списаны вовремя, налоговики при проверке начисляют дополнительные суммы налога на прибыль.
Документальное оформление списания безнадежной задолженности
Сроки списания дебиторской и кредиторской задолженности для увеличения или уменьшения налогооблагаемой базы не имеют значения, если обязательства не подтверждены документально:
• договорами;
• актами приема-передачи;
• платежными поручениями;
• актом инвентаризации;
• приказом руководителя.
Невозможность вернуть долги подтверждается:
• требованиями о погашении в письменной форме;
• актами сверок;
• актами приставов о невозможности взыскания;
• выписками из ЕГРЮЛ, подтверждающими ликвидацию.
Списание обязательств дебиторов на бухгалтерском учете представлено ниже:
1. Счета Д 91-2 и К 62 (76) – порядок оформления и пакет документов.
2. Счета Д 63 и К 62 (76) – списание за счет резерва, созданного для сомнительных долгов.
3. Счет Д 007 – отражение на забалансовом счете.
4. Счета Д 51 (50) и К 91-1 – отражение во внереализационных доходах при возврате.
5. Счет К 007 – списание с забалансового счета.
6. Счета Д 63 и К 91-1 – восстановление резерва, если резерв создан, а сомнительный долг возвращен.
Списанные на Д 007 суммы учитываются 5 лет, потом списываются на К 007. По этому счету ведется аналитический учет по каждому контрагенту, подтверждающие законность операций документы хранятся 5 лет.
В налоговом учете учесть списанные суммы в расходы, снижающие налогооблагаемую базу, можно только в том случае, если налог рассчитывается при помощи метода начисления.
Налоговый учет не отличается от бухгалтерского:
• Д 63, К 62 – за счет резерва;
• Д91, К 62 – на финансовые результаты (внереализационные доходы);
• Д 007 – на забалансовый счет.
Важно! Если уплачен аванс, а дебитор не поставил товар (не предоставил услугу, не выполнил работы) и средства не вернул, НДС восстанавливается.
Особого подхода требуют долги физических лиц. При списании обязательно перечисление налога на доходы (письмо Министерства финансов 03-04-06/4-27). Если должник является сотрудником предприятия, дополнительно начисляются и уплачиваются страховые взносы.
Несвоевременные списания обязательств дебиторов искажают бухгалтерскую и налоговую отчетность. Налоговая инспекция может привлечь к налоговой ответственности или наложить штраф. При проверках претензии налоговиков вызывает перенос долгов, образовавшихся 4-10 лет назад, на отчетный период.
Списание кредиторских задолженностей в бухучете отражается на Д 60 (62, 66, 67, 70, 71, 76) К 91 (субсчет «Прочие доходы»). Проводка делается в день утверждения результатов инвентаризации, если имеется документация, удостоверяющая причину, и приказ руководителя.
В налоговом учете все суммы (кроме долгов по налогам, сборам, штрафам, пеням) включаются во внереализационный доход того периода, в котором истек срок давности.
Исключение составляют:
• полученные авансы (они учитываются при получении в доходы);
• долги ликвидированных контрагентов, которые считаются оплаченными и учтенными из-за ликвидации;
• прощенные суммы.
Для каждого предприятия важно соблюдать порядок списания просроченной дебиторской и кредиторской задолженности. Если суммы обязательств дебиторов большие, они отрицательно влияют на структуру оборотных средств, показатели активности, ликвидности, платежеспособности. В результате возникает платежный кризис, вынуждающий привлекать заемные средства, увеличивается налогооблагаемая база. Налоговики при проверках на долги обращают особое внимание, при неверном учете или списании применяются санкции в виде штрафов, что еще больше подрывает финансовое состояние.
